PCがないと仕事がひとつも進まないご時世。筆者も、アドレス帳やスケジュール帳はPCとiPhoneでほぼデジタルへ移行したが、ノートだけはいまだに手書きから離れることができない。iPad用の手書きノートアプリもいろいろ試してはみたものの、やはり紙のノートは必要だと改めて思う。しかし反面、デジタルに慣れたことで感じるアナログの不便さも多い。

手書きノートとクラウドをスムーズに繋ぐ『ScanSnap S1300i』

手書ノートの良さは、聞いている話を流れの通り文字列にしていくだけでなく、その話を聞いたときの自分の思考を書き方に反映させることができる点だ。文字の大きさを変えたり、罫線や囲みをつけたり、関連あるワードを線で結びつけるなど、視覚的な要素を使って情報を整理しながらメモできる。こうした加工はワープロソフトの操作性では追いつかないし、タイプミスなどで考えが寸断されてしまうこともある。ただ、やはり紙は紙。後で読み返そうと思った時に、必要なものをどこに書いたのか探すことが難しい。また、複数の仕事が並行しているとページが飛び飛びになってしまい、よけいに管理しづらい。これを何とかうまく解決できないだろうか。

そこで挑戦したのが、手書きノートのデジタル化だ。複数ページを一気にスキャンするためには、やはりドキュメントスキャナの定番『ScanSnap』が最適。先月発売された新製品『S1300i』は、エントリーモデルとして初心者にも使いやすいスペックとお手頃価格(PFUダイレクト価格は27,800円)で、個人ユーザーにも最適だ。前モデル『S1300』と比較して、スキャンの読み取り速度は1.5倍(毎分12枚/24面：A4サイズ・カラー/グレー(150dpi)・ACアダプター利用時)と大幅に向上。クラウドサービスとの連携機能も強化され、スキャンした書類をより柔軟に活用することが可能になっている。機能は向上しながらも、デスクサイドに置けるコンパクトなサイズはそのまま。USB給電による駆動も可能なので、設置場所が柔軟に選べるのもポイントだ。

必要なドライバやアプリケーションをインストールし、スキャナを接続。スキャンするときは原稿台になるフタを開き、原稿をセットしたらボタンを押すだけという簡単さだ。スキャンが実行されると、「クイックメニュー」画面でデータの使い道をナビゲートしてくれる。付属のファイル整理・閲覧ソフト『ScanSnap Organizer』(Windows版のみ)への保存や、クラウドとの連携もアイコンを選択するだけ。Evernote、Google ドキュメントなどに加え、新機種では新たにDropboxとの連携が追加された。

また、もう一つの新機能「ScanSnap Folder」(Windows版のみ)は、メーラーやワープロソフトなどのアプリケーションから、スキャンした書類をダイレクトに"開く"というものだ。例えば紙の書類をスキャンしてメールで送りたい場合、通常はスキャンしたデータを一度ローカルに保存しておき、メーラーでメール本文を作成したら先のファイルを添付して送信、という手順になる。しかし「ScanSnap Folder」を使えば、メールにファイルを添付する段階でスキャンを実行し、「ScanSnap Folder」というPC内に位置付けた仮想フォルダから添付する形になる。ファイルをあらかじめスキャンしておく手間が省けると同時に、ムダなファイルをローカルに残さずにアプリケーション上で一連の作業が完了し、添付間違いも防ぐことができるため、効率的だ。

Dropboxでどのデバイスでも最新のファイルを共有

さて、大事なのはここからだ。ノートのデジタル化は簡単でも、単にPCに保存しておいては膨大なデータの山に埋もれてしまうだけだろう。活用するためには、常に手の届くところに、引っ張り出しやすい形で保存しておく必要がある。そこで活用したいのが、ScanSnapと連携して使えるDropboxやEvernoteなどのクラウドサービスだ。

Dropboxは、クライアントアプリをインストールするとローカルドライブに専用フォルダが作られ、その内容がクラウドと同期されるというサービスだ。普通のローカルドライブ上にあるフォルダと全く同じように使っているだけで、意識せずにクラウドにバックアップができているという格好だ。例えばメインのPCとモバイルPCとで、専用フォルダの中身を全く同じ状態に保つことができる。なお、クラウドとローカルで同じストレージ容量を消費することになるので、ローカルディスクの容量が少ないPCにクライアントアプリを導入する場合は注意しよう。iPhone/iPadでもアプリを使ってDropboxを利用することができる。こちらは都度クラウドにアクセスして閲覧するので、使用時には通信環境が必須となる。

こうしたことから、Dropboxは頻繁に使う進行中の仕事の資料を保存するのに向いている。ノートだけでなく、打ち合わせで使用したレジュメやパンフレット等の資料もまとめてスキャン。サイズがバラバラでもScanSnapが自動認識し、適切なサイズで読みこんでくれる。さらに、スキャン後に出てくる「クイックメニュー」を使うと簡単にDropboxに保存できる。あとは普通にDropboxの中でフォルダ分けして保存しておけば、飛び飛びだったページもプロジェクトごとにまとめられ、どこからでも前回のノートや必要な資料を見ることができるというわけだ。もちろん、関連するWord、Excelドキュメントや画像ファイルなどもここで一元管理できる。

閲覧にiPadを使えば、A5のノートをほぼ原寸で表示でき、PCで見るよりも紙に近い感覚で扱える。アプリ版の『Dropbox』でもファイルを開けるが、『Adobe Reader』に転送すれば注釈やブックマークなどを加えることができる。また、手書きノートアプリ『GoodNotes』は、Dropbox上のPDFファイルを読み込むことが可能。書き込みの自由度が高く、しおりや新しいページの挿入もできる。書き込んだものは元の内容も含めて新たにPDFとして書き出したり、そのままメールで送信する機能も搭載している。

Dropboxは無料で2GBの容量が提供されている。筆者のケースでは進行中の仕事を全て保存するのに十分な容量だが、それでは足りないという人は有料版にアップグレードしよう。US$9.99/月またはUS$99.00/年で50GB、US$19.99/月またはUS$199.00/年で100GBまで使用できる。現在、PFUでは2012年7月31日までの期間限定でScanSnapシリーズ購入者を対象に、Dropbox Pro 50(50GB/年)などが当たる『かんたん「整理術」をはじめよう! キャンペーン』を実施している。新発売のS1300iをはじめ、ScanSnapシリーズの購入を検討しているなら、今がまさに買い時だ。また、同様のサービスであるSugarSyncは無料で5GBまで使うことができる。こちらもクイックメニューやScanSnap Organizerと連携して利用できる。

『ScanSnap Connect Application』でモバイル機器に簡単保存

スキャンしたデータをすぐにスマートフォンやタブレットのローカルへ保存したい時は、モバイル用のアプリ『ScanSnap Connect Application』を活用しよう。スキャンしたファイルを同じネットワーク上にあるモバイル端末で簡単保存することができる。iPhone、iPadに加え、新たにAndroidにも対応した。

モバイル端末側で『ScanSnap Connect Application』を起動してスキャンすると、ScanSnapが接続されたパソコンを操作することなく、スキャンしたデータを簡単保存できる。アプリ上からは、他のPDF閲覧アプリやアルバムにファイルを送って活用することが可能だ。